Wir decken repetitive Arbeit in Ihrem Unternehmen auf und bauen individuelle, DSGVO-konforme Software, die genau diese Aufgaben übernimmt.
Die meiste Ineffizienz ist keine Entscheidung — sondern Gewohnheit, die keiner hinterfragt.
Wir finden sie neben Ihrem Team – und bauen ein Werkzeug dagegen. Kein Framework, keine Folien.
Wir beginnen mit Wochen, nicht mit Stunden. Wir hören zu, wie Arbeit wirklich abläuft – nicht, wie sie im Organigramm aussieht. Was wir finden, ist selten eine Person. Es ist eine Übergabe, ein doppelter Dateneintrag, eine Entscheidung, die auf jemanden wartet, der die Antwort schon kennt.
Dann implementieren wir KI dort, wo sie Wiederholung ersetzt – und nur dort. Jedes Werkzeug wird für einen Kunden gebaut, gegen einen Engpass, und dem Team beigebracht, das damit arbeitet.
Wiederkehrende Prozesse kosten still jede Woche Stunden. Automatisiert man sie, schafft dasselbe Team deutlich mehr — und ist dabei zufriedener, weil die Zeit in echte Arbeit fließt statt in Fleißarbeit.
Die Zeit, die an Wiederholung verloren ging, fließt zurück in das, was das Geschäft wirklich voranbringt.
Keine Neueinstellungen nötig — die Leute, die Sie haben, schaffen einfach mehr.
Teams bleiben und blühen auf, wenn ihr Tag in echte Arbeit fließt statt in Fleißarbeit.
Wir bauen keine KI-Hüllen. Wir bauen das ganze System – und wir bauen es DSGVO-konform.
Kein Angebot, kein Pitch. Dreißig Minuten, in denen wir zuhören.
Makler verbrachten die halbe Woche mit Wiederholung: dieselben Objektdaten in vier Systeme tippen, Exposés neu aufsetzen, Marktzahlen von Hand zusammensuchen. Wir haben ein Werkzeug gebaut, das diese Arbeit übernimmt – und dabei genauere Daten liefert, samt klarem Blick darauf, was der Wettbewerb anders macht.
Für einen Eventveranstalter haben wir eine Event-Software von Grund auf gebaut — von der Website über die automatische Anwesenheitskontrolle bis zum automatisierten E-Mail-Versand. Aus einzelnen E-Mails, ausgedruckten Check-in-Listen und von Hand in Excel abgetippten Zahlen wurde ein zusammenhängendes System.
Unser Kunde hat eine Marke registriert — also haben wir einen Scanner gebaut, der laufend alle Markenregister und Online-Inhalte auf Verstöße prüft. Jeder Treffer geht automatisch direkt an seinen Anwalt. Keine manuelle Überwachung — und dauerhaft deutlich niedrigere Anwaltskosten.
Dass der alte Prozess kaputt war, haben wir erst gemerkt, als er weg war. Heute passiert die Arbeit einfach – und keiner vermisst das Drumherum.
Sie haben sich wochenlang neben unser Team gesetzt, bevor eine Zeile Code entstand. Deshalb passt das Werkzeug zu unserem echten Arbeitsalltag – nicht zu einer Vorstellung davon.
Zum ersten Mal stimmen die Zahlen in unseren Reports mit der Realität überein – weil sie niemand mehr doppelt eintippt.
Am Ende stand kein System, das nur sie verstehen. Das Team besitzt das Werkzeug heute selbst – genau das war der Sinn.
Erst haben sie gebaut, dann über Konditionen gesprochen. Diese Überzeugung in die eigene Arbeit verändert die ganze Zusammenarbeit.
Meine Leute haben die halbe Woche zurückbekommen. Die steckt jetzt in Kunden – nicht in Tabellen.
Wir hatten mit einem Halbjahresprojekt gerechnet. Nach sechs Wochen nutzte das Team bereits etwas Echtes.
Sie haben uns die Hälfte der gewünschten Funktionen ausgeredet. Was übrig blieb, ist genau der Teil, den wir täglich nutzen.
Ich prüfe das Dashboard nicht mehr gegen. Klingt klein – für uns hat es verändert, wie wir Entscheidungen treffen.
Die Leute, um die ich Angst hatte, sind noch da. Die Arbeit passt endlich zu dem, wofür wir sie eingestellt haben.
KI, die unsere Datenschutz-Leitung ohne Diskussion abgenickt hat. Ich hielt diese Kombination für ausgeschlossen.
Nach dem Launch waren sie nicht weg. Als sich das Geschäft änderte, änderte sich das Werkzeug mit.
Pencilrec ist ein Software- und Automatisierungsstudio aus Buseck bei Gießen. Wir analysieren, wo in einem Unternehmen wiederkehrende, manuelle Arbeit Zeit frisst, und bauen dafür individuelle Software – oft mit KI –, die genau diese Aufgaben übernimmt.
Wir setzen uns zuerst neben Ihr Team und sehen uns an, wie die Arbeit wirklich abläuft. Dann bauen wir ein konkretes Werkzeug gegen den größten Engpass – kein Framework, keine Folien – und übergeben es dem Team, das damit arbeitet.
Ja. Wir bauen das ganze System DSGVO-konform – Datenschutz ist Teil der Architektur und kein nachträglicher Zusatz.
Für Unternehmen, in denen Mitarbeiter viel Zeit mit wiederholbaren Prozessen verbringen – Dateneingabe, Abgleiche, Listen, E-Mails. Schon ein einzelner automatisierter Prozess kann den Aufwand einer Vollzeitstelle einsparen.
In Buseck bei Gießen (Hessen). Wir arbeiten mit Kunden in ganz Deutschland und darüber hinaus.